Unsere Fallbeispiele: Erfolgreiche Projekte und maßgeschneiderte Lösungen

Unsere Case Studies bieten Ihnen einen Einblick in die erfolgreiche Umsetzung unserer Projekte und zeigen, wie wir Unternehmen dabei unterstützen, ihre Herausforderungen zu meistern und ihre Ziele zu erreichen. Ob Automatisierung von Geschäftsprozessen, Digitalisierung der Buchhaltung, Einführung eines CRM-Systems oder Optimierung des Kundensupports – wir haben die passenden Lösungen in petto, um Ihre Abläufe zu verbessern und nachhaltigen Erfolg zu sichern.

Entdecken Sie, wie wir in unterschiedlichen Branchen und Situationen unsere Expertise einsetzen, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die Effizienz steigern, Kosten senken und Wettbewerbsvorteile schaffen. Lassen Sie sich inspirieren und sehen Sie, was wir auch für Ihr Unternehmen tun können.

Projektfallbeispiel 1: Rettung eines Website-Relaunchs

Unternehmen: Ein mittelständischer Online-Händler für Bekleidung

Problem: Das Unternehmen hat eine Werbeagentur beauftragt, eine Webseite zu gestalten und hat sich nach zahlreichen Projektgesprächen und der Layoutphase dazu entschieden, den Relaunch der Webseite durchzuführen. Die Umsetzung verlief zeitlich etwas verzögert aber an sich im Budgetrahmen und unkompliziert. Nach dem die Seite umgestellt wurde, fehlten dem Auftraggeber jedoch messbare Erfolge. Demnach war es dem Auftraggeber nach x Monaten nicht möglich zu prüfen, ob die zuvor definierten Projektziele erzielt wurden oder nicht.

Projektretter Maßnahmen:

  1. Analyse und Problemidentifizierung
  2. Grundlegende Frage: Was sollte mit dem Relaunch erzielt werden?
  3. Erstellung einer Checkliste, ob die Seite technisch auf dem aktuellen Stand ist.
  4. Ggf. Erstellung einer Nachbesserungsliste und Kommunikation mit allen Stakeholdern.

 

Ergebnis: Durch die konkrete Zieldefinition, wurde die Seite dahingehend umstrukturiert, dass die Arbeit der Agentur zielgerichtet hinterfragt wurde und schlussendlich dazu geführt hat, dass der Auftraggeber ein Projekt erhalten hat, was das zuvor definierte Ziel überhaupt messbar erreichen konnte.

Unternehmen: Ein wachsender Onlineshop aus dem Lebensmittelsektor

Problem: Die Implementierung eines neuen Warenwirtschaftssystems (WWS) führte zu erheblichen Störungen im Bestandsmanagement und in der Auftragsabwicklung. Bestellungen konnten nicht abgerechnet werden und der Außendienst war in seinen Prozessen massiv gestört.  Lagerbestände wurden falsch angezeigt, und Lieferzeiten verzögerten sich, was zu Unzufriedenheit bei Kunden und MItarbeitern führte.

Projektretter Maßnahmen:

  1. Detaillierte Bestandsaufnahme: Analyse des derzeitigen Stands der WWS-Integration und der bestehenden Probleme.
  2. Engpässe identifizieren: Identifikation der Hauptengpässe im System, die zu den Bestands- und Auftragsproblemen führten.
  3. Neuer Integrationsplan: Entwicklung eines neuen Integrationsplans, der schrittweise Änderungen und gründliche Tests umfasst, um die Probleme zu beheben.
  4. Schulung und Support: Bereitstellung von Schulungen und Support für die Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie das neue System korrekt nutzen können.
  5. Kontinuierliches Monitoring: Implementierung eines Systems zur kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung der WWS-Integration.

Ergebnis: Das Warenwirtschaftssystem wurde erfolgreich integriert, die Bestands- und Auftragsprobleme wurden behoben, und der Betrieb des Onlineshops stabilisierte sich, was zu einer besseren Performance und Zufriedenheit bei Kunden führte.

Unternehmen: Ein mittelständisches Lebensmittelunternehmen, das regionale und biologische Produkte herstellt und sowohl im Einzelhandel als auch im Onlineverkauf tätig ist.

Problem: Das Unternehmen wuchs schnell, und das bisherige Warenwirtschaftssystem konnte die Anforderungen an die Lagerhaltung und den Vertrieb nicht mehr erfüllen. Lagerbestände wurden inkorrekt angezeigt, was zu Engpässen und Überbeständen führte. Bestellungen konnten teilweise nicht rechtzeitig bearbeitet werden, und Lieferungen verzögerten sich. Dies führte zu Frustrationen bei Kunden und verursachte finanzielle Einbußen.

Projektretter Maßnahmen:

  1. Initiale Bestandsaufnahme und Analyse: Zunächst wurde eine detaillierte Analyse des bestehenden Systems und der Lager- sowie Vertriebsprozesse durchgeführt. Dabei wurden die größten Schwachstellen und Engpässe identifiziert, insbesondere bei der Bestandsverwaltung und Auftragsabwicklung.
  2. Anpassung des neuen WWS an die Bedürfnisse des Unternehmens: Ein neues, flexibles Warenwirtschaftssystem wurde ausgewählt und individuell angepasst, um die spezifischen Anforderungen des Unternehmens (z. B. Frischeprodukte, Mindesthaltbarkeitsdaten, Kühlkettenüberwachung) zu erfüllen.
  3. Test- und Implementierungsphase: Das System wurde in einer Testphase schrittweise eingeführt. Dabei wurden einzelne Lagerstandorte und Produktionsbereiche sukzessive integriert, um den laufenden Betrieb nicht zu stören und eventuelle Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
  4. Schulung der Mitarbeiter: Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das neue System korrekt nutzen, wurden Schulungen für die Lager-, Produktions- und Vertriebsmitarbeiter durchgeführt. Ein Support-Team stand bereit, um auftretende Fragen und Probleme schnell zu klären.
  5. Kontinuierliche Überwachung und Optimierung: Ein Monitoring-System wurde implementiert, um die Funktionalität und Stabilität des neuen Warenwirtschaftssystems kontinuierlich zu überwachen und Verbesserungspotenziale frühzeitig zu erkennen.

Ergebnis: Die Einführung des neuen Warenwirtschaftssystems verlief erfolgreich. Die Lagerbestände wurden nun präzise und in Echtzeit überwacht, was zu einer Optimierung der Bestellprozesse führte. Engpässe und Überbestände konnten vermieden werden, und die Lieferzeiten verkürzten sich. Das Unternehmen verbesserte dadurch seine Effizienz und konnte die Kundenzufriedenheit deutlich steigern.

Unternehmen: Ein aufstrebender Onlineshop-Betreiber im Bereich nachhaltiger Mode und Accessoires, der sowohl Eigenmarken als auch Produkte lokaler Designer verkauft.

Problem: Der Betreiber hatte eine Agentur beauftragt, einen neuen, benutzerfreundlichen Onlineshop zu entwickeln, um seine wachsende Produktpalette und die steigenden Anforderungen der Kunden zu bedienen. Das Projekt verzögerte sich jedoch erheblich, da die Agentur den Zeitplan und die technischen Anforderungen nicht einhalten konnte. Der Onlineshop war in einem unfertigen Zustand, mit fehlerhaften Produktseiten, unvollständigen Zahlungsfunktionen und einer schlechten mobilen Nutzererfahrung. Dies führte zu Umsatzeinbußen und wachsenden Frustrationen sowohl beim Betreiber als auch bei den Kunden.

Projektretter Maßnahmen:

  1. Projektanalyse und Bestandsaufnahme: Zunächst wurde eine gründliche Analyse des aktuellen Stands des Onlineshop-Projekts durchgeführt. Wir identifizierten die wichtigsten Baustellen, darunter fehlende Funktionalitäten und fehlerhafte Schnittstellen zu Zahlungs- und Versanddienstleistern.
  2. Neuer Projektplan und Priorisierung: Ein detaillierter, realistischer Projektplan wurde erstellt, der klar priorisierte Schritte zur Fertigstellung des Onlineshops umfasste. Unser Team stellte sicher, dass alle kritischen Bereiche, wie die Benutzeroberfläche, die Mobile-Optimierung und die Integration von Zahlungs- und Versandmethoden, sofort adressiert wurden.
  3. Technische Überarbeitung und Fehlerbehebung: Wir nahmen eine umfassende technische Überarbeitung des Codes vor, um fehlerhafte Komponenten zu beheben und die Leistung des Shops zu optimieren. Darüber hinaus wurden fehlende Features, wie eine schnelle Produktsuche und Filtermöglichkeiten, implementiert.
  4. Optimierung der mobilen Nutzung: Da ein Großteil der Zielgruppe mobil einkauft, wurde der Shop für mobile Geräte optimiert, um sicherzustellen, dass die Nutzererfahrung auf Smartphones und Tablets reibungslos ist.
  5. Schulung und Übergabe: Nach Abschluss der Arbeiten wurde eine Schulung für das Team des Betreibers durchgeführt, damit sie den Onlineshop eigenständig verwalten und pflegen können. Außerdem stellten wir einen Support-Service für die ersten Wochen bereit, um eventuelle Probleme schnell zu lösen.

Ergebnis: Der Onlineshop wurde erfolgreich fertiggestellt und innerhalb des neuen Zeitrahmens gelauncht. Die Nutzererfahrung auf allen Endgeräten verbesserte sich deutlich, was zu einer Steigerung der Konversionsrate und einem Anstieg der Umsätze führte. Die Kunden konnten wieder reibungslos einkaufen, und der Betreiber gewann Vertrauen in die Stabilität und Funktionalität seines Shops zurück.

Unternehmen: Ein deutschlandweit tätiger Großhändler für technische Bauteile und Maschinen, der ein großes Vertriebsnetzwerk mit mehr als 100 Außendienstmitarbeitern betreibt.

Problem: Das Unternehmen zahlte seinen Vertriebsmitarbeitern unterschiedliche Provisionen, die abhängig von Produkten, Regionen und individuellen Zielvereinbarungen variieren. Die monatliche Berechnung der Provisionen war sehr aufwendig, da sie manuell erfolgte. Es wurden Excel-Tabellen verwendet, um die verschiedenen Provisionsmodelle abzubilden, was oft zu Fehlern führte und die Abrechnungsabteilung stark belastete. Die Auszahlung der Provisionen verzögerte sich regelmäßig, was zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern und zu einer hohen Arbeitsbelastung für das Abrechnungsteam führte.

Projektretter Maßnahmen:

  1. Analyse der bestehenden Provisionsmodelle: Zunächst führten wir eine detaillierte Analyse der Provisionsstruktur und der bestehenden Berechnungsprozesse durch, um die verschiedenen Faktoren (Produktkategorien, Regionen, individuelle Zielvorgaben) vollständig zu verstehen und einzuordnen.
  2. Entwicklung einer digitalen Lösung: Basierend auf dieser Analyse entwickelten wir eine maßgeschneiderte Softwarelösung, die die unterschiedlichen Provisionsmodelle des Unternehmens digital abbilden konnte. Die Software wurde so konfiguriert, dass sie automatisch alle relevanten Verkaufsdaten importiert und auf Basis der hinterlegten Provisionsregeln die Berechnungen durchführt.
  3. Automatisierung der Provisionsberechnung und -auszahlung: Die Software berechnete nun automatisch die Provisionen aller Vertriebsmitarbeiter am Monatsende und bereitete die Daten für die Auszahlung vor. Über Schnittstellen zu den internen Systemen des Unternehmens wurde die Auszahlung automatisch angestoßen und die entsprechenden Buchungen im Finanzsystem vorgenommen.
  4. Integration und Schulung: Nach der Implementierung der Software integrierten wir sie vollständig in die bestehenden IT-Systeme des Unternehmens. Gleichzeitig wurden die Mitarbeiter der Abrechnungsabteilung und das Vertriebsteam geschult, um sicherzustellen, dass alle die Software effizient nutzen und verstehen konnten.
  5. Kontinuierliche Optimierung und Monitoring: Ein Monitoring-System wurde eingerichtet, um die Berechnungen regelmäßig zu überwachen und sicherzustellen, dass die Provisionsabrechnung korrekt und pünktlich erfolgt. Etwaige Anpassungen an den Provisionsmodellen konnten schnell und unkompliziert vorgenommen werden.

Ergebnis: Die Einführung der automatisierten Provisionsabrechnungssoftware führte zu einer erheblichen Reduzierung des Arbeitsaufwands in der Abrechnungsabteilung. Die Berechnungszeit verkürzte sich von mehreren Tagen auf wenige Stunden, und Fehler in der Abrechnung wurden nahezu eliminiert. Die Vertriebsmitarbeiter erhielten ihre Provisionen pünktlich und transparent, was zu einer höheren Zufriedenheit und Motivation im Team führte. Das Unternehmen konnte zudem die Prozesskosten in der Abrechnung erheblich senken und die Effizienz im Vertriebsnetzwerk steigern.

Unternehmen: Ein B2B-Großhändler für Elektronikzubehör, der Dropshipping-Dienstleistungen für eine Vielzahl von kleineren Händlern und E-Commerce-Unternehmen anbietet.

Problem: Der Großhändler ermöglichte es seinen Partnern, Bestellungen direkt an Endkunden zu liefern, ohne dass die Händler die Ware selbst lagern mussten (Dropshipping). Allerdings stellte die Abrechnung dieser Bestellungen eine große Herausforderung dar. Bisher wurden die Rechnungen für jede Bestellung einzeln erstellt und manuell bearbeitet, was zu einem erheblichen Aufwand und einer hohen Fehleranfälligkeit führte. Händler beklagten sich über die unübersichtlichen Abrechnungen und verlangten eine einfachere, transparente Lösung, um ihre Kosten zu überblicken und die Abrechnungen effizienter zu gestalten.

Projektretter Maßnahmen:

  1. Analyse der Abrechnungsprozesse: Wir führten eine umfassende Analyse der bestehenden Abrechnungsprozesse durch, um Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren. Dabei wurde deutlich, dass die manuelle Bearbeitung der Einzelabrechnungen sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig war.
  2. Entwicklung einer Sammelabrechnungslösung: Basierend auf der Analyse entwickelten wir eine digitale Lösung, die alle Bestellungen eines Händlers automatisch erfasst und zu einer monatlichen Sammelrechnung zusammenführt. Diese Rechnung fasst alle Bestellungen und Transaktionen des jeweiligen Händlers übersichtlich zusammen, inklusive aller relevanten Informationen wie Produktdetails, Mengen, Preise und Rabatte.
  3. Integration des Systems in die Dropshipping-Plattform: Die Sammelabrechnungslösung wurde vollständig in das bestehende IT-System des Großhändlers integriert. Über eine Schnittstelle zur Dropshipping-Plattform wurden Bestelldaten in Echtzeit erfasst und direkt in das Abrechnungssystem übernommen.
  4. Automatisierung der Rechnungserstellung und -versand: Am Ende eines jeden Monats generierte das System automatisch die Sammelrechnungen für jeden Händler und versandte diese per E-Mail. Die Rechnungen wurden gleichzeitig im System archiviert, sodass Händler jederzeit auf ihre Abrechnungen zugreifen konnten.
  5. Schulung und Support: Um sicherzustellen, dass alle Händler die neue Sammelabrechnungslösung nutzen konnten, wurde eine Schulung durchgeführt. Zusätzlich stand ein Support-Team bereit, um Fragen zu beantworten und bei technischen Problemen zu helfen.

Ergebnis: Die Einführung der Sammelabrechnungslösung führte zu einer deutlichen Effizienzsteigerung im Abrechnungsprozess. Der Arbeitsaufwand für die Abrechnungsabteilung des Großhändlers wurde erheblich reduziert, und die Fehlerquote bei den Rechnungen sank fast auf null. Die Händler waren zufrieden mit der transparenten und übersichtlichen Darstellung ihrer monatlichen Kosten, was zu einer Verbesserung der Geschäftsbeziehungen und einer erhöhten Loyalität führte. Der Großhändler konnte zudem seine Prozesskosten senken und die Effizienz seiner Dropshipping-Dienstleistungen weiter steigern.

Unternehmen: Eine Werbeagentur, die für einen großen Einzelhändler eine umfangreiche digitale Marketingkampagne mit einer neuen E-Commerce-Plattform und interaktiven Inhalten umsetzen sollte.

Problem: Die Werbeagentur hatte den Auftrag angenommen, ohne dass die genauen technischen Anforderungen und Ziele des Projekts klar definiert waren. Während der technischen Umsetzung stellte sich heraus, dass viele Details, wie z. B. die Integration in bestehende IT-Systeme des Einzelhändlers, die Funktionalitäten der E-Commerce-Plattform und die genauen Anforderungen an die Interaktivität der Inhalte, nicht präzise spezifiziert waren. Dies führte zu Verzögerungen, Missverständnissen und Unstimmigkeiten zwischen der Agentur, dem Einzelhändler und den technischen Dienstleistern.

Projektretter Maßnahmen:

  1. Detaillierte Anforderungsanalyse: Zunächst setzten wir uns mit der Werbeagentur und dem Einzelhändler zusammen, um eine detaillierte Anforderungsanalyse durchzuführen. Wir organisierten Workshops und Interviews mit allen relevanten Stakeholdern, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen klar zu verstehen und die Projektziele gemeinsam zu definieren.
  2. Erstellung eines präzisen Lastenhefts: Basierend auf der Analyse erstellten wir ein präzises Lastenheft, das alle technischen und funktionalen Anforderungen, Zielsetzungen und Meilensteine festlegte. Dieses Dokument diente als verbindliche Grundlage für alle weiteren Projektphasen und stellte sicher, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis des Projekts hatten.
  3. Entwicklung eines realistischen Projektplans: Mit den nun klaren Anforderungen entwickelten wir einen neuen, realistischen Projektplan, der die technischen Umsetzungsphasen, Testphasen und die Integration in die IT-Systeme des Einzelhändlers berücksichtigte. Der Plan beinhaltete regelmäßige Feedback- und Abstimmungstermine, um sicherzustellen, dass das Projekt kontinuierlich im Einklang mit den Erwartungen aller Beteiligten verlief.
  4. Transparente Kommunikation und regelmäßiges Reporting: Wir führten ein transparentes Kommunikationssystem ein, das alle Projektbeteiligten regelmäßig über den Fortschritt informierte. Wöchentliche Meetings und Status-Updates stellten sicher, dass potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert und gemeinsam gelöst werden konnten.
  5. Iterative Entwicklungs- und Testphasen: Das Projekt wurde in kleinen, iterativen Schritten umgesetzt, die jeweils getestet und validiert wurden. Dadurch konnten Anpassungen schnell vorgenommen werden, wenn neue Anforderungen oder technische Herausforderungen auftauchten.

Ergebnis: Durch die klare Anforderungsdefinition, den detaillierten Projektplan und die transparente Kommunikation konnte das Projekt erfolgreich und zur Zufriedenheit aller Beteiligten umgesetzt werden. Die E-Commerce-Plattform wurde termingerecht und vollständig integriert fertiggestellt, und die interaktiven Inhalte erfüllten die Erwartungen des Einzelhändlers. Die Werbeagentur war mit dem Ergebnis zufrieden, da sie das Vertrauen ihres Kunden zurückgewinnen konnte, und der Einzelhändler erhielt eine funktionale und ansprechende Plattform, die seine Kunden ansprach und die gewünschten Marketingziele erfüllte.

Unternehmen: Ein mittelständisches Handelsunternehmen, das Haushaltswaren und Elektrogeräte sowohl über den stationären Handel als auch über einen Onlineshop vertreibt.

Problem: Die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens arbeitete mit einem veralteten System, bei dem Belege manuell gesammelt, sortiert und kontiert wurden. Besonders die Kontierung der Ausgangsrechnungen war zeitaufwendig und fehleranfällig, da jede Rechnung manuell überprüft und in das Buchhaltungssystem eingegeben werden musste. Dies führte zu Verzögerungen bei der Buchhaltung und einer hohen Arbeitsbelastung für das Team. Außerdem erschwerte die manuelle Vorgehensweise das Reporting und die Erstellung aktueller Finanzberichte.

Projektretter Maßnahmen:

  1. Detaillierte Prozessanalyse: Zunächst analysierten wir die bestehenden Buchhaltungsprozesse im Detail, um die Engpässe und Ineffizienzen bei der Belegverarbeitung und Kontierung zu identifizieren. Dabei stellte sich heraus, dass die manuelle Erfassung der Ausgangsrechnungen besonders zeitaufwendig war und viele Fehlerquellen bot.
  2. Einführung einer digitalen Buchhaltungssoftware: Basierend auf der Analyse implementierten wir eine moderne Buchhaltungssoftware, die in der Lage war, Belege automatisch zu erfassen und zu verarbeiten. Die Software wurde so konfiguriert, dass sie die Ausgangsrechnungen des Unternehmens automatisch erkennt und die Kontierung entsprechend den festgelegten Buchungsregeln selbstständig vornimmt.
  3. Integration in die bestehenden Systeme: Um einen nahtlosen Ablauf zu gewährleisten, integrierten wir die Buchhaltungssoftware direkt in das ERP- und Kassensystem des Unternehmens. Dadurch konnten Daten wie Kundeninformationen, Verkaufszahlen und Rechnungen in Echtzeit übertragen und automatisch verbucht werden.
  4. Automatisierung der Kontierung und Belegerfassung: Mit der neuen Software wurden alle Ausgangsrechnungen digital erfasst und anhand vordefinierter Regeln automatisch kontiert. Darüber hinaus konnten auch Eingangsrechnungen und andere relevante Belege eingescannt und automatisch im System zugeordnet werden, wodurch der manuelle Aufwand erheblich reduziert wurde.
  5. Schulung und Support: Wir führten Schulungen für das Buchhaltungsteam durch, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die neue Software effizient nutzen konnten. Darüber hinaus stellten wir ein Support-Team bereit, das bei technischen Fragen oder Problemen unterstützte und sicherstellte, dass die Umstellung reibungslos verlief.

Ergebnis: Die Automatisierung der Buchhaltungsprozesse führte zu einer signifikanten Reduzierung des Arbeitsaufwands in der Buchhaltungsabteilung. Die Kontierung der Ausgangsrechnungen verlief nun automatisch und fehlerfrei, was die Effizienz steigerte und die Genauigkeit der Buchführung verbesserte. Das Unternehmen konnte Finanzberichte schneller und präziser erstellen, was die Grundlage für fundierte Entscheidungen schuf. Insgesamt sank die Arbeitsbelastung der Buchhaltungsmitarbeiter, und das Handelsunternehmen sparte Zeit und Kosten.

Unternehmen: Ein mittelständisches Druckunternehmen, das eine breite Palette von Druckprodukten wie Broschüren, Verpackungen und personalisierte Werbematerialien für B2B-Kunden herstellt und seine internen Prozesse modernisieren möchte.

Problem: Das Unternehmen hatte verschiedene Ideen zur Automatisierung und Digitalisierung seiner Produktions- und Verwaltungsprozesse, um die Effizienz zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Dazu gehörten die Automatisierung der Druckprozesse, die Einführung eines ERP-Systems zur besseren Produktionsplanung und die Digitalisierung der Auftragsabwicklung und Kundenkommunikation. Es war jedoch unklar, welche dieser Projekte technisch und wirtschaftlich am sinnvollsten umzusetzen sind. Außerdem fehlte ein ganzheitliches Konzept, das die verschiedenen Ansätze miteinander verbindet.

Projektretter Maßnahmen:

  1. Machbarkeitsanalyse: Wir führten eine detaillierte Machbarkeitsanalyse für jede Projektidee durch. Dies beinhaltete die technische Prüfung der bestehenden Druckinfrastruktur, die Bewertung der Integrationsmöglichkeiten neuer Systeme und eine Kosten-Nutzen-Analyse, um die wirtschaftliche Tragfähigkeit und den potenziellen ROI (Return on Investment) jeder Idee zu bewerten.
  2. Workshops und Interviews mit Stakeholdern: Um die Anforderungen und Erwartungen aller relevanten Abteilungen – von der Druckproduktion über die Logistik bis hin zur Verwaltung – zu verstehen, organisierten wir Workshops und führten Interviews mit den jeweiligen Abteilungen durch. Dadurch stellten wir sicher, dass die unterschiedlichen Bedürfnisse und Herausforderungen des Unternehmens vollständig berücksichtigt wurden.
  3. Priorisierung und Entwicklung einer strategischen Roadmap: Auf Grundlage der Machbarkeitsanalyse und der Ergebnisse der Workshops entwickelten wir eine strategische Roadmap. Diese priorisierte die Projekte nach ihrem potenziellen Mehrwert und ihrer Umsetzbarkeit und legte die Reihenfolge der Implementierung fest, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen und Risiken zu minimieren.
  4. Erstellung eines integrierten Automatisierungskonzepts: Wir entwickelten ein übergreifendes Konzept, das alle Digitalisierungs- und Automationsprojekte miteinander verknüpfte. Das Konzept stellte sicher, dass alle Systeme, wie etwa die ERP-Software, die Druckmaschinen und das Kundenmanagement-System, nahtlos zusammenarbeiteten und auf einer einheitlichen IT-Plattform basierten.
  5. Entwicklung eines detaillierten Umsetzungsplans: Für die priorisierten Projekte erstellten wir detaillierte Umsetzungspläne, die die technischen Anforderungen, Zeitpläne, Ressourcenplanung und Schulungsmaßnahmen umfassten. Dadurch konnte das Unternehmen konkrete Schritte und Maßnahmen einleiten, um die Projekte reibungslos und effizient umzusetzen.

Ergebnis: Das Druckunternehmen erhielt eine klare, strukturierte Roadmap für die Umsetzung seiner Automations- und Digitalisierungsprojekte. Die Machbarkeitsanalyse und das übergreifende Konzept ermöglichten es dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Projekte mit dem größten Mehrwert zielgerichtet umzusetzen. Das Unternehmen war dadurch in der Lage, seine Druckprozesse zu modernisieren, die Effizienz zu steigern und die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern, indem es seine Produktionskapazitäten optimal ausschöpfte und die Kundenkommunikation vereinfachte.

Unternehmen: Ein schnell wachsender Onlinehändler, der täglich rund 5.000 Bestellungen von Spielwaren abwickelt und seinen Kundenservice angesichts der steigenden Anfragen und Bestellungen effizienter gestalten möchte.

Problem: Aufgrund des starken Wachstums des Unternehmens und der hohen Anzahl an Bestellungen stiegen auch die Anfragen im Kundensupport stark an. Das bisherige System zur Kundenbetreuung war nicht ausreichend, um die Anfragen effizient zu bearbeiten. Das Unternehmen nutzte unterschiedliche Kommunikationskanäle (E-Mail, Telefon, Social Media), jedoch ohne zentrale Verwaltung. Dadurch wurden Anfragen oft verzögert beantwortet oder gingen sogar verloren, was zu unzufriedenen Kunden führte. Der wachsende Arbeitsaufwand belastete zudem das Support-Team stark.

Projektretter Maßnahmen:

  1. Bedarfsanalyse und Auswahl des CRM-Systems: Zunächst führten wir eine Bedarfsanalyse durch, um die Anforderungen des Unternehmens an ein CRM-System zu definieren. Basierend auf der Analyse wählten wir ein CRM-System aus, das alle Kommunikationskanäle zentral integriert und die Kundenhistorie übersichtlich verwaltet. Das System ermöglichte es, Anfragen in Echtzeit zu verfolgen und schnell zu beantworten.
  2. Implementierung eines Chatbots zur Entlastung des Support-Teams: Um die Bearbeitung einfacher Anfragen zu automatisieren und das Support-Team zu entlasten, wurde ein Chatbot in die Website und die Social-Media-Kanäle des Unternehmens integriert. Der Chatbot konnte häufige Fragen zu Themen wie Lieferstatus, Rücksendungen, Produktverfügbarkeit und Bestellungsabwicklung beantworten. Dies reduzierte die Anzahl der Anfragen, die vom menschlichen Support-Team bearbeitet werden mussten, erheblich.
  3. Integration des CRM-Systems mit dem E-Commerce-Shop und anderen Plattformen: Das CRM-System wurde mit dem Onlineshop, dem Lagerverwaltungssystem und den Zahlungsanbietern des Unternehmens integriert. Dadurch konnten Support-Mitarbeiter Bestellstatus, Lieferinformationen und Zahlungsdetails direkt aus dem CRM-System abrufen und Kundenanfragen schneller und präziser beantworten.
  4. Schulung des Support-Teams und Einführung des Systems: Um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen, schulten wir das Support-Team intensiv im Umgang mit dem neuen CRM-System und dem Chatbot. Mitarbeiter lernten, wie sie Anfragen effizient bearbeiten und das volle Potenzial des Systems nutzen können. Außerdem stellten wir sicher, dass der Chatbot regelmäßig aktualisiert wird, um sich an veränderte Kundenanfragen anzupassen.
  5. Monitoring und kontinuierliche Optimierung: Nach der Einführung setzten wir ein Monitoring-System auf, um die Leistung des CRM-Systems und des Chatbots zu überwachen. Regelmäßige Auswertungen und Feedback-Schleifen ermöglichten es, die Prozesse kontinuierlich zu optimieren und sicherzustellen, dass der Kundensupport effizient und kundenfreundlich bleibt.

Ergebnis: Durch die Einführung des CRM-Systems und des Chatbots konnte der Onlinehändler für Spielwaren seinen Kundensupport erheblich verbessern. Die Anzahl der manuellen Anfragen, die vom Support-Team bearbeitet werden mussten, wurde um 40 % reduziert. Kunden erhielten schnelle und präzise Antworten auf ihre Fragen, was zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit führte. Die zentrale Verwaltung der Anfragen ermöglichte es dem Unternehmen, den Überblick über alle Kundeninteraktionen zu behalten und die Effizienz des Support-Teams zu steigern. Dies führte zu einer besseren Kundenbindung und einer Steigerung der Wiederkaufrate.

Unternehmen: Ein mittelständischer Onlinehändler für Spielwaren, der täglich rund 300 Bestellungen abwickelt und sowohl nationale als auch internationale Kunden beliefert.

Problem: Der Onlinehändler musste die gesetzlichen Anforderungen der Finanzbehörden zur ordnungsgemäßen Buchführung und Archivierung digitaler Geschäftsunterlagen erfüllen. Es war notwendig, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die die Prozesse der Buchhaltung, der Bestellabwicklung und der Archivierung von Belegen detailliert beschreibt, um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Bisher existierte jedoch keine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation, und es fehlte ein Verfahren, um diese regelmäßig an rechtliche Änderungen oder interne Prozessanpassungen anzupassen.

Projektretter Maßnahmen:

  1. Initiale Bestandsaufnahme und Prozessanalyse: Zunächst führten wir eine gründliche Analyse aller relevanten Geschäftsprozesse durch, von der Bestellabwicklung über die Zahlungsabwicklung und Buchführung bis hin zur Archivierung von Belegen. Ziel war es, alle relevanten Abläufe vollständig zu erfassen und eventuelle Lücken zu identifizieren.
  2. Erstellung der Verfahrensdokumentation: Basierend auf der Analyse entwickelten wir eine umfassende Verfahrensdokumentation, die alle wichtigen Prozesse detailliert beschreibt. Die Dokumentation umfasste die Bereiche Bestellabwicklung, Zahlungsprozesse, Lagerverwaltung, Buchführung und die digitale Archivierung. Wir stellten sicher, dass die Dokumentation klar strukturiert war, um sowohl für interne Mitarbeiter als auch für externe Prüfer nachvollziehbar zu sein.
  3. Automatisierte Archivierung und Integration in bestehende Systeme: Wir integrierten ein System, das die digitalen Belege automatisiert archiviert und diese an die Verfahrensdokumentation anbindet. So wurden Prozesse zur Aufbewahrung und Verwaltung der Belege effizienter und transparenter gestaltet.
  4. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Dokumentation: Um sicherzustellen, dass die Verfahrensdokumentation stets aktuell bleibt, entwickelten wir einen jährlichen Überprüfungsprozess. Dieser umfasst eine Überarbeitung und Anpassung der Dokumentation basierend auf rechtlichen Änderungen und internen Prozessanpassungen. Zusätzlich stellen wir sicher, dass Mitarbeiter regelmäßig geschult werden, um die korrekte Umsetzung der dokumentierten Verfahren zu gewährleisten.
  5. Schulung der Mitarbeiter und Implementierung eines Support-Systems: Wir führten Schulungen durch, um die Mitarbeiter mit der Verfahrensdokumentation vertraut zu machen und sicherzustellen, dass sie die Prozesse korrekt umsetzen. Ein Support-Team stand bereit, um Fragen zu klären und bei Änderungen im Unternehmen die Dokumentation anzupassen.

Ergebnis: Der Onlinehändler konnte dank der Verfahrensdokumentation und des regelmäßigen Überprüfungsprozesses sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt wurden und die Buchhaltungs- und Bestellprozesse klar und nachvollziehbar dokumentiert sind. Dies erhöhte die Effizienz der internen Abläufe und erleichterte Prüfungen durch Finanzbehörden, was zu einer besseren Kontrolle und Transparenz der Geschäftsprozesse führte.